Наш клиент — небольшая, почти семейная компания, которая организует перевозки грузов по всему миру.
За 6 месяцев мы совместно с друзьями из «ФАНС. Разработки» оцифровали всю бумажную работу компании, не сломав ни одного привычного процесса. Теперь клиент ведёт на 20% заказов больше и прозрачно управляет бизнесом из собственной ERP-системы.
Задача основного пользователя ERP-системы — менеджера по логистике — быстро рассчитать варианты стоимости и предложить клиенту самые лучшие условия. А затем быстро выставить счёт и забронировать перевозчика. При этом стоимость каждой перевозки зависит от большого количества факторов: маршрута, типа транспорта, тарифов перевозчика, курса валют, налоговой ставки и других.
На момент обращения к нам всю ключевую информацию по заказу менеджеры распечатывали и хранили в бумажных папках на у себя на столах.
Для расчётов данные из папок приходилось вбивать в Excel или 1C вручную. Это снижало скорость работы, к тому же менеджерам было трудно работать удалённо или передавать заказы друг другу — приходилось всё время носить папки с собой.
Мы провели серию созвонов с менеджерами по логистике и разобрались, как устроена организация перевозки:
В результате у нас получилась вот такая схема, которая описывает бизнес-процессы компании с точки зрения интерфейса управления ими:
Спроектировали интерфейс работы с ордером — так менеджеры клиента назвали карточку заказа на перевозку:
Transportation company
IS# INV-0002098-DE
Created: 12/06/2024
Comment: Provide additional documents at customs
По мере добавления информация заявка превращается в полноценный ордер на перевозку груза. Карточка ордера обрастает деталями о клиенте, подробностями о грузе, документами, страховками, инвойсами и т. д.
Теперь все данные по каждому заказу вносятся в ERP-систему и надёжно хранятся в ней. Подготовили первую версию дашборда, в котором будет доступна вся информация по текущим заказам.
Придумали, как автоматизировать выдачу инвойсов клиентам по данным из карточки заказа с учётом всех параметров перевозки.
Нарисовали аналитический дашборд со всеми инвойсами — исходящими для клиентов и входящими от перевозчиков; и со сводной финансовой аналитикой — общим сальдо и отдельными сводками по перевозчику, по клиенту, по департаменту.
Разработчики выкладывают первую версию системы и клиент сразу же начинает в ней работать. Мы параллельно мониторим запуск, общаемся с клиентом и узнаем о проблемах в интерфейсе одновременно с ним. На срочные правки в интерфейсе у нас уходит от нескольких часов до пары рабочих дней. Существенные доработки занимают 1 неделю, крупные — около месяца.
К этому времени весь процесс работы над дизайном интерфейса и согласования его с клиентом выстроен в четкую, удобную и всем понятную последовательность.
Проводили интервью с теми, кто непосредственно ведет заказы, и не отвлекали топ-менеджмент. В результате спроектировали систему, с которой удобно работать, а не под которую надо подстраиваться.
Любое рассогласование между интерфейсом ERP-системы и реальными бизнес-процессами мы «ловили» через систему обратной связи и оперативно дорабатывали интерфейс так, как нужно клиенту.
Например, только после запуска первой версии менеджеры поняли, как на самом деле должны работать некоторые функции. Помогли внимательные созвоны в Зуме с записью экрана, где мы договаривались, как всё должно в итоге работать.
